Публикуется: Утверждено Распоряжением главы городского округа от 01.03.2010 № 29-р

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ по предоставлению архивным отделом администрации городского округа Новокуйбышевск муниципальной услуги по организации использования архивных документов

1. Общие положения

Административный регламент по предоставлению архивным отделом администрации городского округа Новокуйбышевск муниципальной услуги по организации использования архивных документов (далее - регламент) определяет сроки исполнения и последовательность действий (административные процедуры) при предоставлении архивным отделом муниципальной услуги.

1.1. Наименование муниципальной услуги

Муниципальная услуга по организации использования архивных документов (далее - муниципальная услуга) представляет собой информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке, в том числе:

• исполнение запросов юридических и физических лиц на документную информацию;

• исполнение социально - правовых и иных запросов граждан;

• выдачу архивных справок, архивных копий и архивных выписок из документов.

1.2. Нормативные правовые акты, регулирующие предоставление муниципальной услуги

Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии с нормативными правовыми актами:

• Федеральным законом от 06.10.2003г. № 131 «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»;

• Федеральным законом от 22.10.2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

• Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

• Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007г. № 19 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»;

• Законом Самарской области от 12.05.2005г. № 109-ГД «Об архивном деле в Самарской области»;

• Законом Самарской области от 16.03.2007г. № 16-ГД «О наделении органов местного самоуправления на территории Самарской области отдельными государственными полномочиями в сфере архивного дела»;

• Постановлением главы городского округа Новокуйбышевск от 08.02.2006г. № 258 «О положении об архивном отделе администрации городского округа Новокуйбышевск Самарской области».

1.3. Наименование структурного подразделения органа местного самоуправления, непосредственно предоставляющего муниципальную услугу

Исполнение муниципальной услуги осуществляется архивным отделом администрации городского округа Новокуйбышевск (далее - архивный отдел).

1.4. Получатели муниципальной услуги

Получателями муниципальной услуги являются юридические и физические лица, их представители и доверенные лица, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.

2. Требования к порядку предоставления муниципальной услуги

2.1. Порядок информирования о предоставлении муниципальной услуги

Информирование о ходе предоставления муниципальной услуги осуществляется работником архивного отдела непосредственно при личном контакте с получателями муниципальной услуги, а также с использованием почтовой и телефонной связи при их обращении.

Информация о процедуре предоставления муниципальной услуги сообщается по номеру телефона архивного отдела: (84635) 6-67-85.

При консультировании по телефону работник архивного отдела должен назвать свою фамилию, имя, отчество, должность, а также наименование органа, в которое обратился получатель муниципальной услуги, а затем подробно проинформировать обратившегося по интересующим вопросам.

При консультировании посредством индивидуального устного информирования, работник архивного отдела дает получателю муниципальной услуги полный, точный и оперативный ответ на поставленные вопросы.

Информация о сроке завершения оформления документов и возможности их предоставления получателю муниципальной услуги сообщается при подаче заявления.

Место нахождения архивного отдела и его почтовый адрес:
446200, Самарская область, г.Новокуйбышевск, ул.Коммунистическая, д. 39. Телефон: (84635) 6-67-85.

Прием и консультирование получателей муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующим графиком:

Понедельник	Неприёмный день
Вторник	9.00 – 18.00
Среда	Неприёмный день
Четверг	9.00 – 18.00
Пятница	Неприёмный день
Суббота	Выходной день
Воскресенье	Выходной день
Перерыв	13.00 – 14.00

2.2. Индивидуальное письменное информирование получателя муниципальной услуги

Индивидуальное письменное информирование при обращении получателей муниципальной услуги осуществляется путем почтовых отправлений, либо предоставляется лично в архивном отделе.

Ответ на вопрос предоставляется в простой, четкой и понятной форме, с указанием фамилии и номера телефона непосредственного исполнителя.

2.3. Описание конечного результата предоставления муниципальной услуги

Конечным результатом предоставления муниципальной услуги является архивная справка, архивная копия, архивная выписка, информационное письмо, тематический перечень архивных документов, тематическая подборка копий архивных документов.

Архивная справка - документ архивного отдела, составленный на бланке архивного отдела, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена;

архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке;

архивная выписка - документ архивного отдела, составленный на бланке архивного отдела, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения;

информационное письмо - письмо, составленное на бланке архивного отдела по запросу пользователя или по инициативе архивного отдела, содержащее информацию о хранящихся в архивном отделе архивных документах по определенной теме;

тематический перечень архивных документов - систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков архивных документов, единиц хранения по определенной теме, с указанием их дат и архивных шифров, составленный по запросу пользователя или по инициативе архивного отдела;

тематическая подборка копий архивных документов - систематизированный комплект копий архивных документов или их частей по определенной теме, подготовленный архивным отделом по запросу пользователя или по инициативе архивного отдела. Тематическая подборка включает титульный лист, тематический перечень архивных документов и, при необходимости, историческую справку по теме.

2.4. Перечень документов, необходимых для получения муниципальной услуги

Архивная справка, архивная выписка и архивная копия в случае личного обращения получателя муниципальной услуги в архивный отдел выдаются ему под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа; доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке.

2.5. Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги

1. Не подлежат рассмотрению запросы, в которых отсутствует наименование юридического лица, для граждан - фамилия, имя, отчество (при наличии последнего), почтовый адрес, указание темы (вопроса), хронология запрашиваемой информации.

2. В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит рассмотрению, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

3. Начальник архивного отдела при получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.

4. В случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые обстоятельства, начальник архивного отдела вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.

5. По запросам, поступившим в архивный отдел, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений, заявителям направляется ответ о необходимости предоставления дополнительных сведений.

6. Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архивном отделе архивных документов, в течении 5 дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом заявителя, или заявителю дается соответствующая рекомендация.

7. При отсутствии в архивном отделе архивных документов, необходимых для исполнения запроса, заявителю дается ответ, подтверждающий неполноту состава архивных документов по теме запроса.

8. В случае, если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, заявитель вправе вновь направить обращение в архивный отдел.

2.6. Требования к оборудованию мест оказания муниципальной услуги

Прием получателей муниципальной услуги осуществляется согласно графику работы архивного отдела.

Помещение для оказания муниципальной услуги оснащено необходимой мебелью, канцелярскими принадлежностями, телефоном, компьютером, принтером, копировальным аппаратом, оборудовано средствами пожаротушения.

2.7. Требования к платности (бесплатности) предоставления муниципальной услуги

Предоставление муниципальной услуги по исполнению запросов, связанных с использованием архивных документов, является бесплатной муниципальной услугой.

3. Административные процедуры

3.1. Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги

Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

• прием и рассмотрение заявления о предоставлении муниципальной услуги;

• регистрация заявления о предоставлении муниципальной услуги;

• принятие решения о возможности предоставления муниципальной услуги;

• исполнение запроса;

• подготовка, оформление и направление ответа получателю муниципальной услуги.

Основанием для начала предоставления муниципальной услуги является личное обращение получателя муниципальной услуги в архивный отдел с заявлением по установленной форме.

Заявление рассматривается и исполняется архивным отделом при наличии в запросе наименования юридического лица, для граждан – фамилии, имени и отчества (при наличии последнего), почтового адреса, указания темы (вопроса), хронологии запрашиваемой информации.

К заявлению о предоставлении архивной справки (архивной выписки), подтверждающей стаж работы, начисление заработной платы в ликвидированной организации должна быть приложена копия трудовой книжки заявителя.

В заявлении о предоставлении архивной копии документа необходимо указывать номер, дату, название (содержание) архивного документа. В случае, если указать номер и дату документа не представляется возможным, в заявлении необходимо указать временной период для поиска архивного документа.

При приёме заявления работник архивного отдела устанавливает предмет обращения, личность заявителя, наличие всех необходимых сведений для предоставления муниципальной услуги.

При установлении факта отсутствия необходимых сведений, работник архивного отдела уведомляет заявителя о наличии препятствий для предоставления муниципальной услуги и предлагает принять меры по их устранению:

- при согласии заявителя устранить препятствия, работник архивного отдела возвращает представленные документы;

- при несогласии заявителя устранить препятствия, работник архивного отдела информирует, что данное обстоятельство может препятствовать предоставлению муниципальной услуги.

Поступившие в архивный отдел заявления регистрируются в течение 3 рабочих дней со дня поступления в журнале регистраций запросов учреждений и заявлений граждан. Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.

Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архиве архивных документов, в течение 5 дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом заявителя или заявителю дается соответствующая рекомендация.

Тематический запрос органа государственной власти или органа местного самоуправления, связанный с осуществлением им своих полномочий, рассматривается в первоочередном порядке.

Запрос социально-правового характера исполняется в срок, не превышающий 30 дней с момента регистрации.

В зависимости от содержания поступившего запроса, ответ заявителю оформляется в виде архивной справки, архивной выписки или архивной копии.

Архивная справка подписывается начальником архивного отдела и заверяется печатью архивного отдела.

Архивная копия заверяется печатью архивного отдела и подписью начальника архивного отдела.

Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью начальника архивного отдела и печатью архивного отдела.

При отсутствии в архивном отделе архивных документов, необходимых для исполнения запроса, на бланке архивного отдела составляется ответ, подтверждающий неполноту состава архивных документов по теме запроса. При необходимости ответ может быть заверен печатью архивного отдела.

Рассмотрение заявления получателя муниципальной услуги считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и получатель проинформирован о результатах рассмотрения.

3.2. Порядок обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления муниципальной услуги

По результатам предоставления муниципальной услуги получатели муниципальной услуги имеют право на обжалование решений, принятых в ходе предоставления муниципальной услуги, действий или бездействия должностного лица, предоставляющего муниципальную услугу, в досудебном и судебном порядке в соответствии с действующим законодательством.